Comment utiliser la synchronisation CRM (Zapier) avec ProspectIn ?

Published by Toinon on

Grâce à la mise à jour des « triggers » (voir l’article), il est désormais possible d’exporter automatiquement des prospects depuis ProspectIn vers la majorité des CRM, via une synchronisation Zapier. Cette synchronisation peut-être un peu délicate. On vous explique tout ici !

Qu’est ce que Zapier et les triggers ?

Zapier est un outil permettant de synchroniser plus de 2 000 applications et logiciels entre-eux, et ce, avec une interface très simple. Découvrir Zapier.

Les triggers vous permettent d’automatiser des actions sur des événements entrants (demande d’invitation, nouveau message envoyé…) et créer des événements sortants (envoi vers Zapier, envoi d’un message, etc…).

Comment le mettre en place ?

0. Pré-requis :

  • La tarification de Zapier fonctionne sur un nombre d’actions exécutées. Afin de diminuer les coûts, nous avons mis en place un système d’envoi groupé, mettant à jour les prospects 10 par 10 dans votre CRM. La synchronisation ProspectIn et Zapier nécessite un « Zap » en 3 étapes, disponible uniquement avec l’offre premium de Zapier (voir les tarifs de Zapier)
  • Les triggers de ProspectIn sont uniquement accessibles sur le plan Avancé (et Entreprise).

 

1. Créer le Zap

Cliquez sur « Make a Zap! » puis recherchez « Webhook By Zapier » => « Catch Hook » et cliquez sur « Continue ». Vous obtenez une URL à copier.

2. Créer le Trigger sur ProspectIn

Rendez-vous dans l’onglet « Triggers » du back-office de ProspectIn. Choisissez « Créer » puis définissez l’événement entrant que vous souhaitez. Par exemple si je souhaite automatiquement synchroniser avec mon CRM les prospects qui ont répondu, je choisis « A répondu ».

En événement sortant, choisissez « Export vers mon propre CRM ». Copiez l’URL du Zap précédemment obtenue et « Sauvegarder et lancer ».

La validation envoie une requête à Zapier afin de démarrer la synchronisation.

3. Synchroniser et tester

Cliquez sur « Continue » et « Test & Review ». Vous devez avoir « Hook A » : ce sont les données de test envoyées à la création pour donner à Zapier le format des données à traiter.

Cliquez sur « Done editing »

4. Formater ses données

Cette étape vous permet de définir les clefs ainsi que les données associées que vous allez exporter vers votre CRM. Par exemple si le champ dans votre CRM est « Email », vous allez créer une clef « Email » associée aux données « Email » reçues dans le Webhook Zapier.

  • Cliquez sur « Do this ». Recherchez « Formatter » et sélectionnez « ‘Formatter By Zapier » puis « Text ». Allez à l’étape suivante. Choisissez « Split Text ».

zapier text

  • Vous devez faire une étape par données demandées. Ici, c’est par exemple les adresses mail. Vous choisissez l’input Email et le séparateur « , » et demandez à segmenter « All (as Line-Items) ».

NB : Nous envoyons les données en masse, c’est pourquoi les informations peuvent parfois être regroupées dans la même case du Google sheet. Passer par ces étapes permet d’empêcher cela.

  • ¨Procédez de la même manière pour chaque variable demandée :

zapier texte 2

5. Définir l’action de sortie

Si vous souhaitez exporter dans un autre CRM, vous devez créer un deuxième zap après celui-ci. Il faut passer par un Google sheet pour séparer les informations envoyées en masse.

  • Cliquez sur « + ».
  • Recherchez votre application. Ici « Google Sheet ». Dans la case « Choose action event » choisissez « Create Spreadsheet Row(s) in Google Sheets« . (Le pluriel (s) est important pour les informations envoyées en masse)
  • Cliquez sur « Continue » pour effectuer la synchronisation avec Google Sheet et récupérer la bonne URL.
  • Choisissez la feuille excel vers laquelle exporter vos données et saisissez les données
  • Cliquez sur « Continue » puis « Test & continue » puis sur « Done editing »

NB : L’article a été mis à jour, mais il y a encore marqué « Update Spreadsheet Row », c’est bien « Create Spreadsheet Row(s) » qu’il faut choisir.

 

Bravo ! Vos données seront maintenant synchronisées !

6. Exporter dans un CRM autre qu’un Google sheet

Nous allons nous contenter ici d’un export vers un Google Sheet. Vous pouvez malgré tout exporter dans un autre CRM. Vous devez pour cela créer un autre zap.

Votre zap sera en deux étapes :

  • Etape 1 : Trigger – Google Sheets : New spreasheet Row
  • Etape 2 : Action – CRM : Create/Update Contact
A savoir pour votre synchro ProspectIn – Zapier

Vous pouvez créer autant de triggers que vous le souhaitez envoyant sur le même Zap. Attention, si l’email du prospect n’est pas récupéré, votre Trigger peut échouer.

N’hésitez pas à nous contacter sur le support si vous avez des questions !


Toinon

Chief (Positive) Energy Officer @ ProspectIn 😎